“紀要” 與 “記錄” 的區(qū)別及用法

在官方公文體系中，“紀要” 與 “記錄” 雖都圍繞會議活動展開，卻有著截然不同的功能定位與使用規(guī)范。準確區(qū)分并恰當運用二者，是確保公文嚴謹性、權(quán)威性的重要前提。

從概念本質(zhì)來看，“紀要” 是對會議主要精神、議定事項的提煉概括，具有規(guī)范性、指導性和約束性。它是會議成果的結(jié)晶，經(jīng)與會各方確認后，成為后續(xù)工作執(zhí)行的依據(jù)，如《XX 市政府常務會議紀要》會明確項目審批、政策發(fā)布等具體決策。而 “記錄” 則是對會議過程的原始、完整記載，包含發(fā)言內(nèi)容、討論細節(jié)甚至語氣神態(tài)等，更注重客觀性和全面性，是會議實況的 “鏡像”，常用于存檔備查，不具備直接的執(zhí)行效力。

二者在格式與內(nèi)容上也存在顯著差異。“紀要” 采用正式公文格式，包含標題、文號、正文、落款等要素，正文通常以 “會議認為”“會議決定” 等表述，分條列項闡述核心內(nèi)容，語言簡潔凝練。例如，某次部門協(xié)調(diào)會的紀要會聚焦爭議問題的解決方案，省略討論中的過渡性發(fā)言。“記錄” 格式相對靈活，一般按發(fā)言順序?qū)嶄?，要求完整記錄每個人的觀點、建議，甚至保留口語化表達，如 “張 XX 提出：‘當前經(jīng)費缺口可能影響項目進度，需盡快協(xié)調(diào)’” 。

在官方發(fā)文的使用場景中，“紀要” 多用于正式傳達會議決策，下發(fā)至相關(guān)單位要求貫徹落實，如黨委、政府、企事業(yè)單位通過紀要部署重點工作、規(guī)范流程?！坝涗洝?則較少作為正式文件下發(fā)，更多作為內(nèi)部資料由檔案室保存，供后續(xù)查證、追溯會議原始信息，如在調(diào)查問責、歷史檔案研究時作為參考依據(jù)。值得注意的是，若需引用會議記錄內(nèi)容作為決策依據(jù)，必須先將其整理轉(zhuǎn)化為紀要形式，履行審核簽發(fā)程序。

所以在各類發(fā)文中，“紀要” 與 “記錄” 各司其職、不可混淆。唯有精準把握二者的功能特性與使用規(guī)范，才能充分發(fā)揮公文的指導作用，保障相關(guān)工作的高效運轉(zhuǎn)。

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